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無我茶會Sans Self Tea Gathering (Wu-Wo Tea Ceremory)

第十一章 主辦單位會前準備的工作-蔡荣章

《無我茶會Sans Self Tea Gathering 180條》

蔡荣章著Author:Rong-tsang Tsai

ISBN978-957-9690-08-9 “无我茶会Sans Self Tea Gathering180,” First edition: 1999.9, Second edition: 2010.9《无我茶会180条》1999.9第一版 2010.9第二版 台北陆羽茶艺股份有限公司.2012.05.20修订版-English Translator : Katherine Yip英语翻译:叶德明

第十一章 主辦單位會前準備的工作

144.舉辦無我茶會的時機

a.為訓練:為了學習茶道,舉辦無我茶會的課程。

b.為修身:以一次再一次的無我茶會作為修練身心的機會。

c.為時節:以無我茶會的舉辦提醒人們注意時節的變化,如楓葉變紅了、下

雪的夜晚、梅花遍開時—-。

d.為慶祝:慶祝結婚、慶祝周年,慶祝升官發財。

e.為追思:為某某紀念日、為某人的離別、為崇拜。

f.為推廣:為讓更多人應用無我茶會—-。

145.如何訂定無我茶會的名稱

除練習性的無我茶會外,每次無我茶會都可以訂定一個茶會的名稱,一方面便於稱呼,二方面也點出該次茶會的主題。這要從舉辦無我茶會的動機著手思考,如為提醒人們春天的到來,可在綠葉初茁的楓樹林下舉辦「新葉迎春無我茶會」;為讓茶友體會天亮時光,可舉辦「破曉無我茶會」;為表親情的珍貴,可于母親節舉辦「親子無我茶會」—-。

146.勘察場地

主辦單位在決定場地之前或之後,必須實地勘察場地,確定下列諸多事項:

a.能容納多少人?隊形應如何排列?座位數量的伸縮性如何?

b.下雨時的應變方案。

c.人員走動的路線規劃、報到處的設置地點。

d.若需擴音設備時,音箱、主機的放置地點及音效考慮。

e.與會人員的抵達方法及停車等問題。

f.廁所等其他配合設施。

g.非與會人員的走動路徑與干擾的可能性。

h.若是夜晚無我茶會,公共照明設備的亮度控制。

i.會後全體合影的地點。

j.有何「會後活動」可以安排?

k.茶會名稱的標示如何放置?多大尺寸方才適當?需要會場的指標嗎?

147.茶會籌備與進行間有哪些工作需要專人負責(附圖1張)

無我茶會的「公告事項」,會把「工作分配」也列在上面,一方面讓分配到工作的人知道自己的職責,另一方面也讓大家感謝他們的辛勞。這也是「簡化」的一種作業方式,不再有多重的通知與印刷品。

公告事項上的「工作分配」即是無我茶會籌備與進行間需要專人負責的工作,包括:主辦單位、召集人、場地組(負責座位的安排、座號牌製作、座位標示圖設置、場地指引、音響等設施)、會務組(負責報到、對時、抽籤、分發對外奉茶杯、蓋活動戳章等)、聯誼組(負責與會人員的相互認識、媒體人員的接待)、生活組(照顧與會人員,尤其是遠地來者的餐宿、交通、健康等問題,現場的秩序、安全)、紀錄組(負責攝錄影、茶會紀錄)、品茗後活動(負責品茗後活動的安排)、會後活動(會後合影與會後活動安排)。

148.誰是無我茶會的工作人員

無我茶會的各項工作最好都由與會茶友擔任,做完事就一起參加茶會。但是大型無我茶會,需要專任人員擔任攝錄影、或需全程設置服務台以應急需、或需要維持秩序的安全人員,只好找專人負責。

149.如何讓參加的人知道茶會進行的程序(「公告事項」的製作)

無我茶會事先會發給大家一張「公告事項」,除各項「工作分配」外,尚會寫明茶會的名稱(即主題)、時間、地點、人數,以及泡茶上的要求(如泡幾杯?泡幾種茶?每茶泡幾道?)、奉茶方法(奉茶對象?是否奉茶給圍觀的人?)、就坐方式、品茗後活動、會後活動、茶會進行的程序,以及天雨的應變方案。

茶會進行的程序應包括「時間」的設定,而「程序」通常包括:工作人員開始佈置會場、與會人員開始報到入席、茶具觀摩與聯誼開始、開始泡茶、品茗後活動開始、收拾茶具、合影、會後活動開始、會後活動結束。

茶會名稱不宜冠上公司、機關、單位、政黨、事件、廠商茶名、茶葉產區等。甚至於專為某一類茶而舉辦無我茶會也是不適當的。紀念性無我茶會當然可以冠上所要紀念的人名。有此約定是避免該項活動淪為廣告的手段。

帶什麼茶,原則上不能設限,除非有特殊理由,如紀念性無我茶會上,可以給予非商品化的名稱,如「不發酵茶類」、「後發酵茶類」等。

「其他約定」上,不可以限制所使用的茶具及泡法,也不可以要求大家穿何種明確款式的服裝。

 

 

                無我茶會公告事項

                                               No:

茶會名稱

時間

地點

天雨地點

人數

泡幾種茶

泡幾杯

每茶泡幾道

奉茶方法

其它約定

品茗後活動

會後活動

       茶會程序

     工作分配

     :

工作人員開始佈置會場

主辦單位

     :

與會人員開始報到、入席

召集人

   隨後

開始“茶具觀摩與聯誼”

場地組

     :

開始泡茶

報到組

喝完最後一道茶

“品茗後活動”開始

抽籤組

   隨後

收拾茶具

聯誼組

   隨後

合影

生活組

     :

“會後活動”開始

記錄組

     :

“會後活動”結束

品茗後活動

會後活動

「會前說明會與泡茶練習」日期、時間、地點、指導老師

負責人人人人

電話

E-mail

             (主辦單位資料)

150.如何使參加的人瞭解茶會的精神與做法(「會前說明會」的舉辦)

讓每位參加茶會的人都充分瞭解無我茶會的精神與進行的方法是辦好無我茶會的先決條件。除了將無我茶會作為平時茶學教育的課程外,舉辦前為第一次參加的人舉辦「會前說明會」是絕對必要的。這項工作除責成各參加團體自行舉辦外,主辦單位也可視需要主動舉行。這樣的「會前說明會」應該刊登在「公告事項」上,內容包括舉辦的梯次、時間、地點與主持的「無我茶會指導老師」。

會前說明會除口頭解說外,最好能夠實際演練。茶具可要求受訓者自備,或由訓練單位借用,但茶會舉行時,就必須自備了,因為這樣才不是只應付一下茶會的舉辦,會後仍然可以在生活中應用。

151.如何掌握各項會前的準備工作(「工作檢查表」的應用)

為掌握各項會前的準備工作,將各項工作列成一張檢查表,逐項核對,比較不容易遺漏。

      無我茶會工作檢查表

 

NO.

      項目

     備注

  檢查

1

場地規畫

2

公告事項(含其中各項工作內容)

3

會前說明會

4

音響

5

各種標示(茶會名稱、會場指標)

6

人數、座位掌控(缺席預估)

7

不泡茶者的座位與奉茶

8

號碼牌製作

9

場地界標

10

座位標示圖

11

報到處名冊

12

號碼簽與簽名條

13

對時用具

14

識別證分發

15

場地配合事項

16

外人接待與聯誼效果

17

品茗後活動的搭配

18

會後活動

19

會後收拾

20

合影時宣佈、解說事項

21

下雨時應變措施

22

紀念性無我茶會的奉茶杯位圖

23

對外奉茶杯子

24

宣傳單發放

25

解說員的協調

26

會場秩序

27

28

29

30

31

32

33

152.茶會紀錄

以「主辦單位」為單位,將各次無我茶會做成記錄,每次基本內容包括公告事項、簽名簿與重點照片或錄影。

利用原來的「公告事項」加以修正、補充後即可作為茶會紀錄的基本資料。簽名簿則是將簽名條依座次張貼而成。

153.如何掌握參加的人數

不論是透過某單位集體報名或直接向主辦單位報名,都要掌握報名者的姓名、工作單位與電話,只是籠統地計算人數是不可靠的,而且在靠近會期時還要逐個核對。如果設有識別證,確認後就可以發給個人,以減輕茶會當天報到處的工作量。

如果是收費的無我茶會,儘量要求報名時繳費,繳費後就發給識別證。如何方便大家繳費是主辦單位應考慮的問題,否則大家都等到了會場才繳,不但延誤報到的時間,人數也不容易把握。

154.無我茶會的各項進度需要多少時間

報到所需的時間依人數與工作項目多寡而定,人數多,時間需要長(應考慮多設幾個抽籤管道);工作項目多,如又要收錢,又要接受報名(不是事先報名),又要發放對外奉茶的杯子,時間自然拉長。所以報到所需時間是依上述各種狀況而定,但不管人數有多少,即使上千人,也應設法在半小時內報到完畢,否則整個茶會會拖得太長。

「茶具觀摩與聯誼」所需時間主要依人數與大家的熟悉度而定,人數少、熟悉度高,時間不必太長,如五十個人以內,二十分鐘就夠了,若大家都相當陌生,尤其是不同地區或國家的人,那時間必須延長到三十分鐘。若人數在數百人以上,又是不同國籍的茶友,看完每一個人的茶具就需要不少的時間,這時就不能以此估算,而直接將茶具觀摩與聯誼時間定為五十分鐘,因為超過五十分鐘,會覺得整個茶會太過冗長。若是二、三十位常在一起的朋友,這段時間定為十分鐘就夠了,甚或取消而代之以「靜坐」幾分鐘。

泡茶時間,如果是泡三道茶,大約二十分鐘就夠了,如果奉二道茶給圍觀的來賓與二道給圈內的茶友,大約需要三十分鐘。這段時間的「人數」因素影響不大,倒是環境因素會影響一些,如在風景優美的地方、座位間隔加大的地方,時間必須加長,在密集的室內,時間就可以縮短。

「品茗後活動」,不論人數多寡,都應以五分鐘為度,超過了這個時間,「品茗後空白之美」的效果就會大打折扣。

收拾茶具,五十個人以內的茶會,安排五分鐘就夠了,百人以上,可安排十分鐘。

從以上各個階段所需的時間看來,一場無我茶會,不管人數多寡,總是在一個小時左右可以結束。我們不喜歡一場茶會拖得太長,規模再大的茶會,全程也要在二小時內完成。

155.參加無我茶會的人,應如何識別

一小群熟知的朋友舉辦無我茶會是不需要考慮這項問題的,但人數一多,或彼此不相熟識,就必須依賴名牌等標示作為身分的識別,一方面便於大家的相互認識。

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