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《無我茶會Sans Self Tea Gathering (Wu-Wo Tea Ceremory)180条》10.11.12章 会后与行政-蔡荣章

第五章 報到時段-蔡荣章

《無我茶會Sans Self Tea Gathering 180條》

蔡荣章Rong-tsang Tsai

1999.9第一版 2010.9第二版 台北陆羽茶艺股份有限公司

ISBN 978-957-9690-08-9

2012.05.20修订版

第五章 報到時段

38.抽籤、簽名等報到手續

    無我茶會的報到手續包括註冊、對時、抽籤與簽名,或加上在無我茶會護照上蓋戳章。

註冊是查明與會者是屬於事先報名還是現場報名,需不需要繳費?然後發給識別證。如果約定奉茶給圍觀者,還要發給一定數量的臨時性杯子或做為紀念品的特製杯子。這些動作應力求簡便,可省略的步驟儘量省略。

抽籤是抽座位的號碼籤,用以決定每人的泡茶位置,一般以小紙片寫上編號摺成小方塊放進籤袋裡即可。但也可以將此籤製作得具有紀念性,會後留著作回憶。簽名是為了留下紀錄,由於無我茶會以抽籤決定座位,所以簽名最好與座次結合更具意義。

39.人多時,如何縮短抽籤與簽名的時間

大型無我茶會可多設幾處抽籤的地方以節省時間,簽名的方式可改為在「號碼籤」旁附設「簽名條」,簽名條上同時打上座號,簽完名後將簽名條撕下,丟回「簽名條回收袋」,等茶會結束後,將簽名條依編號貼成一份簽名簿。

這樣的做法可能因找不到簽名用筆而耽誤時間,解決之道是負責抽籤的人每人手裡抓一把原子筆,每支原子筆用較長的細繩子綁著。這樣大家就可以很快地拿到筆簽名,但簽名條要用厚一點的紙張製作。

29.無我茶會的座號籤條

40.報到人數的掌握

人數多,而且是分成許多單位集體報名,又是有一部分人事先報名,有一部分人現場報名,這種情況,人數的掌握變得很重要。一定要設法讓與會者都通過註冊處,取得識別證後再參加抽籤入座。但這時註冊處的工作負擔很重,且容易耽誤時間,所以事先已報完名,確定出席者儘量提前發給識別證,且將這部分視為已報到的人員,直接進行抽籤。

41.人數與座位的控制

報到時段,註冊處、抽籤處與場地座位安排的人員必須密切聯繫。例如預計三百人的茶會,當天的種種跡象顯現會有不少臨時參加的人,於是座位規畫了三百五十人,其中五十個號碼籤暫時不放入籤袋內,待註冊組人員發現確實需要時,再通知抽籤組的人將預留的籤條放入。若發現無此需要,報到時間的尾聲就可以通知場地組人員拿掉那五十個座位。如果場地規畫上無法做到尾端整批五十個座位的增減,可以從三百五十個座位中,平均抽掉五十個號碼籤備用。

42.想讓沒帶茶具的朋友也一起參加茶會,怎麼辦

在路上遇見朋友,他聽說您要去參加無我茶會,吵著也要去,怎麼辦?只好帶他去。另外也難免有與會者帶著家人一同前往,這種狀況下,他們都沒準備泡茶,也沒帶茶具。照理只好讓他們一旁參觀,但也可以讓他們抽籤,坐在隊伍裡面接受奉茶,只是他與他左邊的三位朋友少掉一杯茶而已(若每人泡茶四杯)。

這種情形如果人數不多,就如同上述,視為與會人員即可,但如果人數太多,(但仍不宜超過泡茶人數的三分之一),應避免二個以上未帶茶具者坐在一起,否則他們左鄰幾個人的被奉茶杯數會變得太少。萬一抽籤後發現有這種現象,場地組的人應主動將第二個未帶茶具者往他處調一下,使間隔的人數平均一些。

43.「不泡茶者」入座的方法

與會者都要泡茶,這是無我茶會的基本原則,但如果我們以無我茶會的方式歡迎某些人,而這些人又都不熟悉泡茶,這時就可以從全部座位號碼牌中平均抽出“不泡茶者”的張數,由「不泡茶者」抽籤入座。這時不泡茶者的人數即使超過三分之一也無妨,因為大家都知道本次無我茶會有特殊的任務。但如果不泡茶者是泡茶者的二倍,就要考慮到每位不泡茶者只有一杯茶可喝,而且兩組座號的排列要特別小心,以免有人喝不到茶。

44.帶著幼兒一起參加,應否設置「母子簽」

這裡所說的「帶著幼兒一起參加無我茶會」是指小朋友也參加泡茶的意思,經驗告訴我們,三歲的小朋友就可以參加泡茶。如果小朋友有能力照顧自己,讓他們獨自抽籤入座最符合無我茶會的精神,如果尚需要大人的協助,可以在報名參加時告訴主辦單位請他們準備一些「母子簽」,由大人代表抽取。所謂「母子簽」就是連續二個號碼的座位簽綁在一起,依報名情形,酌量準備一些,多出來的還可以解開作為普通簽使用。

「母子簽」只適合攜帶幼兒時使用,若有大人要求使用是不可以的,因為違背了無我茶會的基本精神。抽完簽後與別人對調位置也是不對的。

45.「對時」如何實施

無我茶會是依事先排定的行程進行,期間沒人從事指揮,所以大家手錶上的時刻一致是很重要的。報到的時候,可以在註冊處旁放只時鐘,或由一個人拿著,上面寫著:「請對時」。

46.要設「引導人員」嗎

有人建議在大型無我茶會時,徵集一些志願者在各角落指導與會者。我們認為應儘量透過各種「事先的準備」與「訓練」,讓茶會在極簡單的人力與物力之下順利進行,這是無我茶會所要表現的境界。況且參加無我茶會的人一定參加過茶道訓練與無我茶會的說明會,不是任何人初次見面就可以參加的。

47.茶會進行間要不要有專人負責臨時發生的事情

無我茶會開始泡茶後,所有的工作人員都回到自己的座位參與泡茶,除了攝錄影與音響的人員之外。但大型的無我茶會,尤其是國際性的場合,可保留一兩位在服務臺上負責解決臨時發生的事情。

48.缺席的座位號碼牌如何處理

「茶具觀摩與聯誼」的時間過了一半,場地組的人每人負責收回自己負責區域內缺席者的座號牌(含紀念品),這樣會場看來整潔些。

49.工作人員何時入場

除了攝錄影、音響的工作人員外,其他如場地、報到處的人員都要參加泡茶的。報到處人員應提前抽好簽,將自己的茶具擺設妥當,然後開始執行任務,等「茶具觀摩與聯誼」的時間過了一半,報到處停止作業,回到自己的座位準備泡茶。

50.遲到的人怎麼辦

「茶具觀摩與聯誼」的時間過了一半,報到處停止作業後,遲到的人就不可以再加入泡茶了,免得影響會場秩序。遲到的人只能在旁參觀或者自動作為「留守」人員,協助解決會場臨時發生的事情。

51.表演者、解說員等的座位安排

無我茶會設有對外解說時,解說員的位置不在泡茶座位之列,至於表演者,由於有風向、音響設備等考慮,所以座位應該事先安排,不必列入抽籤的範圍,也就是座位號碼照編,但號碼簽不放入簽袋內,而是由「註冊組」工作人員直接交給表演者。表演者拿到簽條,依舊完成簽名手續,免得在「無我茶會紀」的簿子上找不到他們的蹤影。

與會者中若有行動不便者,可以保留一些較接近報到處,或就坐比較容易的位子,這些座位的號碼簽也直接交給註冊組人員,由他們發放。

52.因無可奈何的原因使得茶會無法依原定時間進行,如何補救

依事先排定的時間進行,是無我茶會的基本原則,但若遇到無可奈何的原因,如合辦單位的班機誤點,判定已無法依原訂的時間進行,這時主辦單位可依延誤時間的長短做不同的處置:延誤時間在一小時以上,儘量通知與會人員,修改茶會時間;若延誤時間在一個小時以內,只好在註冊處公告延誤的原因及修改的時間;若已有人開始就座,就得透過廣播或舉牌繞行通知。特別說清楚「開始泡茶」的時間改在什麼時候,因為泡茶前的「茶具觀摩與聯誼」可以先進行,泡茶以後的各項進度也只是跟在泡茶之後。

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